Par / Jessica Kirby
Les membres de l’ACIT participant à l’assemblée générale annuelle (AGA) qui se tiendra dans le cadre du 64e congrès annuel à Québec seront les premiers à découvrir la nouvelle procédure de vote mise en place par le comité de gouvernance. L’un des aspects importants de ce changement réside dans le fait que, plutôt que de voter à main levée, les votants utiliseront dorénavant des palettes pour indiquer leur choix.
Procédure de vote
« La procédure de vote est en cours de simplification », explique Cassandra Mastromatteo, présidente du comité de gouvernance. « Auparavant, le vote se faisait simplement à main levée ; l’utilisation de palettes de vote permettra de comptabiliser les suffrages plus facilement et avec plus de précision. »
Pour mener à bien les délibérations officielles de l’AGA, les statuts de l’ACIT exigent que le quorum soit atteint sur la base des représentants des entreprises membres qui ne siègent pas au conseil d’administration.
« Votre présence et votre participation permettent à l’association d’approuver les procès-verbaux, d’élire ses dirigeants et d’adopter des motions de manière efficace », comme le rappelle une fiche d’information diffusée par le comité de gouvernance.
Comprendre ce qu’est le quorum
« Lors du dernier congrès, une certaine confusion régnait eu égard au quorum et aux personnes habilitées à voter en tant que représentants d’une entreprise, en particulier lorsque celle-ci comptait un membre au sein du conseil d’administration », explique Mme Mastromatteo. « Pour le prochain congrès, nous garantissons aux participants que l’AGA sera mieux organisée et que le processus sera beaucoup plus clair. »
Fondamentalement, le vote et le quorum reposent sur un principe simple : une entreprise = une voix.
Le vote doit être effectué par le représentant désigné de chaque entreprise membre ; si plusieurs représentants d’une même entreprise sont présents, une personne doit être choisie en interne pour exprimer le vote de l’entreprise.
« Seul le représentant désigné est autorisé à tenir la palette de vote et à voter en séance », précise la fiche d’information. « Si vous devez changer de représentant désigné pendant la réunion, vous devrez d’abord vous présenter au bureau d’enregistrement de l’AGA pour que les registres de l’ACIT soient mis à jour et que les palettes soient attribuées à la bonne personne. »
Retrait des palettes de vote
Une fois que les entreprises ont désigné un représentant chargé de voter, celui-ci doit se rendre au bureau d’enregistrement de l’AGA pour retirer sa palette de vote.
Le représentant désigné doit être prêt à confirmer le nom de sa société et son statut d’adhérent. Un badge de congressiste pourra lui être demandé à des fins de vérification.
Les membres votants devront garder leur palette bien en vue pendant les votes et la restituer à la fin de l’AGA.
Les palettes peuvent être retirées au bureau d’enregistrement de l’AGA (à côté de l’entrée de la salle de réunion) avant le début de la séance et pendant les 10 premières minutes de l’AGA. ▪